“File là tiền, mất file là mất tiền” - Phỏng vấn Việt Phạm, CEO & Founder The Collectors

Chào Việt,

Hành trình làm thương hiệu thời trang The Collectors đến nay đã 10 năm, thói quen tổ chức và quản lý dữ liệu, thông tin đến với Việt từ lúc nào?

(cười cười) Mình bắt đầu kinh doanh vào năm 2016, lúc đấy việc quản lý còn rất bản năng. (Việt mở Google Drive cá nhân cho Hải xem.) Đây, mình đặt tên file folder rồi đánh số lung tung, không biết là folder nó chứa cái gì. Tên file cũng không rõ ràng, phải click vào từng file để xem mới biết nội dung nên rất mất thời gian.

Một kinh nghiệm xương máu của mình là file là tiền, nên mất file là mất tiền. Mình làm thời trang nên files các shots hình là vô cùng quan trọng. Nhiều file phải tái sử dụng nhiều lần, chính là tiền. Tiền tuyển thiết kế visual, tiền thuê mẫu, thuê người chụp, thuê phòng chụp, retouch, vân vân. Mất file là phải tái đầu tư một số tiền lớn nữa.

Khoảng năm 2020, khi công ty có nhiều nhân viên hơn, mình không thể bảo nhân viên là "em tìm file này ở chỗ kia cho anh được”. Thuê nhân viên mà suốt ngày chỉ để đi tìm file thay vì làm việc thì cũng phí phạm. Giờ thì mình hướng dẫn nhân viên cách đặt tên files và folders có hệ thống hơn. Nhân viên và mình có thể tìm được file cần thiết trong chỉ vài ba lần tìm kiếm. Nguồn lực được tiết kiệm hơn rất nhiều.

Việt có một quản lý việc phát triển sản phẩm mới, lưu trữ lại các bản thiết kế theo mỗi "deal". Tại sao không phải là Việt nhắn cho nhân viên hoặc xưởng may qua Zalo rồi họ thực hiện thôi?

Giao việc qua chat hay email thì giúp đẩy thông tin đi, nhưng nếu không biết lưu trữ thì tính kế thừa không được phát huy. Làm ngành của mình liên đới tới nhiều bên: khách hàng, xưởng may, nguồn nguyên vật liệu, thiết kế, bán hàng, ... Ví dụ, khách hàng đặt mẫu áo 1, nhưng sau khi làm thử áo mẫu thì thấy "chưa đủ woa", lại đổi sang mẫu 2. Sau đó, khách lại quay lại mẫu 1 hoặc là bản lai giữa 1 và 2. Nếu không lưu trữ mình không biết sẽ phải giữ gì và thay gì cho mẫu mới, mất thêm thời gian và nguồn lực cho nó. 

"Một kinh nghiệm xương máu của mình là file là tiền, nên mất file là mất tiền." - Việt Phạm

Được biết là Việt thiết kế riêng và sử dụng hệ thống quản lý kinh doanh và phát triển sản phẩm của mình. Tại sao Việt không dùng các nền tảng ứng dụng quản lý có sẵn mà phải tự thiết kế?

Mình đã từng sử dụng qua rất nhiều ứng dụng quản lý nổi tiếng rồi. Nó có thương mại hóa là mình dùng, chẳng hạn như Trello, Asana, Monday, Odoo, Base, ...

Các nền tảng xây dựng theo logic của họ và theo chuẩn mực nhất định của một ngành, như kế toán hoặc sản xuất. Tuy nhiên, do đặc trưng của Collectors mà các logic đấy không phù hợp hoặc không tích hợp đầy đủ.

Đến giờ chỉ có mảng quản lý bán lẻ là mình dùng ứng dụng bán hàng, còn lại các mảng khác như B2B hoặc phát triển sản phẩm là mình sử dụng Notion. 

Tại sao Việt sử dụng Notion? Trước đây khi chưa có Notion thì việt dùng cái gì?

Trước đây, mình dùng Excel hoặc Google Sheet. Sheet có thể liên kết các database, nhưng khó "nhìn thấy" do tính hiển thị giới hạn. Nếu mình là người tự làm thì nhớ nhất, nhưng muốn nhiều người cùng làm cùng nhìn thấy được những thứ cần quản lý thì khó.

Giờ mình dùng Notion vì khả năng tùy biến rất cao của nó. Notion có đặc trưng là các database (cơ sở dữ liệu) được liên kết với nhau nên làm hệ thống cũng dễ hơn. Notion còn cho phép làm tools dựa trên tư duy của mình nữa.

Mình đặt biệt danh cho Việt là VietAI vì bạn có khả năng tạo ra rất nhiều bối cảnh và tình huống để kiểm tra giải pháp của mình. Đấy là kỹ năng mình rất ấn tượng ở Việt. Việt có dùng AI để giúp xây dựng hệ thống quản lý không?

Gần đầy thì có. AI trong Notion có thể hỗ trợ thực thi ý tưởng của mình, nhất là khi mình đã rất rõ workflow rồi, hoặc đôi khi là cho mình thêm ý tưởng mà mình không nghĩ tới. Nhưng mình sử dụng AI như một nguồn tham khảo thôi.

Giả sử bây giờ có một người mới quan tâm về cách tổ chức thông tin và dữ liệu và muốn thiết kế hệ thống của mình, Việt sẽ nói họ bắt đầu từ đâu?

Mình nghĩ câu hỏi quan trọng nhất cần phải trả lời là bạn muốn quản lý cái gì? Tài chính, nhân sự, phát triển sản phẩm,...?

Ví dụ, trong một hệ thống của mình thiết kế, thứ mình quan tâm nhất là cái Deal, tức là mối làm ăn đang có với các khách hàng. Lớn nhất là nó. Sau đó thì là các sản phẩm. Trong sản phẩm thì có cấu thành, vật liệu, phương pháp thực hiện, …

Sau đó là mình phải rất rõ workflow của công ty. Để làm được một sản phẩm thì thông tin phải chảy qua những khâu nào, khâu nào cần để ý.

Vì ở trong mảng này 10 năm và đã trải qua tất cả các bước để làm ra và bán được một cái áo, mình hiểu rất rõ workflow. Phác thảo sơ trên giấy là mình có thể bắt tay vào xây dựng hệ thống.

Ngoài việc hiểu thứ mình cần quản lý, hiểu workflow, thì mình cũng cần phải hiểu công cụ nữa. Mình sử dụng Notion vì mình hiểu rõ logic và các chức năng của nó. Hồi nãy có nói điểm mạnh của Notion là các database liên kết với nhau. Thế thì mình sẽ tự hỏi, mình cần lập những database để quản lý, các database nào cần liên kết lại?

Về vấn đề tổ chức thông tin có vẻ còn mới lạ này, Việt có nhắn nhủ gì với những học viên của Memo Lab và những bạn đọc không?

Mới đầu mình chưa hiểu Memo Lab làm gì đâu. Xong khi nói chuyện với anh Hải thì mới nhận ra vấn đề này ai cũng gặp, kể cả mình và nhiều bạn bè cùng ngành. Vấn đề Memo Lab đang giải quyết cho học viên rơi vào chỗ "không biết là mình mắc phải". Chỉ khi nào mất tiền, mất thời gian và nguồn lực thì mới nhận ra bài học đó. 

Hi vọng mọi người có trải qua thì cũng ít mất mát, nhưng tốt nhất là nên đi học để tránh mắc phải. 

Anh Hải cũng nên viết nhiều hơn về lĩnh vực này cho nhiều người biết hơn nha (cười cười).

Cám ơn Việt

Hình ảnh do khách mời cung cấp.